入社一年目の仕事の進め方

科学・哲学
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もうすぐ4月、これまでの学生生活を終えて、社会に旅立っていく季節ですね。

今日は入社一年目の仕事の進め方というテーマで、新入社員が仕事をするうえで心がける手順やポイントをご紹介します。学生時代とは異なり、これからはサービスを受ける側でなく、提供する側となります。また、受け身の態度ではなく、自分から働きかけるということが必要となります。(これについては、起業やコンサルタントのような職務では特に求められますが、一方で淡々とこなす系の作業・正確に繰り返すことが要求をされる場合には、重要度が下がるかもしれません。)

それでは行きましょう!今日は10項目です。

作業の基本的事項の確定

入社された皆さんは、仕事を作るというよりも、まず上司からの仕事を受けることが多いと思います。上司からの作業依頼にあたっては、まずその仕事の依頼目的、条件、依頼が必要となった背景をしっかり確認しなければなりません。ここがずれていると、だれも望まない成果物を作成してしまうことになります。明確に確認し、合意しましょう。できれば合意の記録があるとなお良しです。(もちろん、上司から以外の仕事も同様です。)

依頼者、報告先、利害関係者の確認

誰から依頼を受けて誰に報告するのか、この業務にかかわるのはどのような人なのかをしっかり理解しましょう。上司からの仕事の指示では、単純な作業を要求されているかもしれませんが、その背景にいる本当の依頼者、本当の業務の報告先は誰なのかを意識することで、この仕事は本当にやる意味があるのか、あるとしてこの方向性でよいのかが明確になります。

関係者を明確にし、しっかり以来の背景を理解していれば、場合によっては代替案となるやり方を上司に提案することもできます。

作業計画の策定

業務をいつまでに行うか、どのくらいの時間がかかるかを明確に決めておきましょう。作業のための計画を立てるのです。しっかりかかる時間や作業内容を把握することで、自分の業務がどれくらい抱えているか、ほかの仕事を受ける余裕はあるかなどの自己管理にもつながります。

また、社会人の仕事は期限厳守です。クライアントへの提出書類が期限に間に合わないときには反省文では済まないことも普通にあります。

時間管理をしっかり行う上では、引き受けた仕事にどれだけの時間(作業時間数)と期間(そのタスクは何日までに終わらせないといけないか)がかかるか、いつが最終のデッドラインなのかをきちんと把握し、予定に組み入れましょう。

作業内容の確認

依頼背景が明確になった業務について、どのような作業を行う必要なのかを改めて確認します。これは明確に作業内容を意識しなければ、調べたり作業を勧めたりするうえでどんどん方向がぶれることがあるからです。きっちりゴールを見据えていきましょう。

そしてこの内容で作業していいですよね?という確認を取っておくのも大事です。やり始めてから「いやいや全然違うよ」といわれてしまうとすべてが無駄になります。

資料の収集及び整理

作業内容が明確になったら、その作業を行うのに必要な資料を収集します。この時に重要なのは、前項で見据えたゴールに必要な資料を集めることです。関係ありそうだからとあれやこれや網羅的に集めていてはいつまでたっても業務は終わりません。ゴールに結びつくものを重点的に集め、些末なもの、本論とは関係ないものはいったん放っておきましょう。

(といいつつ、目的を持った資料集めは、欲しいと思っている情報のみを集めてしまう選択バイアスがかかってしまいます。これは自分に都合の良いものばかりを集めてしまうという人間の癖です。できれば賛成意見を集めているときでも、反対意見も確認してみるなどの視野を広げることは重要です。収集の方向が間違っていないかの軌道修正になります)

また、ゴールの目的に合う資料をどう集めればよいか、その設計を行うことも重要です。この人に、こういう聞き方をしたら、こう答えてくれそうというイメージを持ちましょう。例えば市場へのアンケート調査を行う際は、身近な人に模擬アンケートを取り、期待通りの回答が得られるかを試すなどのプレテストも有効です。

資料の検討及び収集情報の分析、分析手法の適用

資料を収集したら、その資料は信頼性のおけるものか(発行媒体や、一次情報・二次情報の別等)を確認します。資料ごとの信頼度はどのくらいかをチェックしなければなりません。ニュースサイトの情報を鵜呑みにすると痛い目に会うことがあります。(というか会います)

そして全体にどんな情報があるのかを概観し、採用する資料を決定します。

採用する資料を確定したら、当該資料の内容を分析し、依頼内容に対する報告情報を作っていきます。この内容は依頼によって千差万別で、例えば新規業務立案のための情報収集の依頼であれば、革新性、コスト、安全性などの評価軸を作り、その評価軸に属するグループごとに情報を分類して報告することが考えられます。数値データによる市場規模の推移であれば、データを整理し、グラフ化して報告することが考えられます。

求められる成果を分かりやすく報告するテクニックはまた別途書きたいと思いますが、「分析」とは「わけること」であります。人間が「わかる」とは「明確に分けることができる」ということであります。ようはごちゃごちゃになっている情報を、ある観点から整理しなおしてまとめることを分析といいます。

人間が新たな知見を生み出すのは、何かと何かを掛け合わせた時です(シュンペーター教授の言うイノベーションを日本では「新結合」と翻訳しています。)

分析によりきれいに分かれた情報を掛け合わせることで、新たな知見が生まれ、それがあなたの仕事の価値になります。

作業結果の調整

作業の結果、いろいろな資料が出来上がることとなります。

それらの資料は一つ一つが成果ですが、全体としての整合がとれている必要があります。スライドを2枚作ったとして、その2枚では内容の整合が取れていないと、間違いなく上司には怒られます(笑)

自分が作った資料の中での辻褄はあっているか。採用した資料との辻褄はあっているか。着目した問題へ対応するために適切な分析手法は使えているかなどの観点から、自分の資料をチェックしてみましょう。

できれば作成後時間をおいてからのほうが良いです。どうしても作業直後だと、作成した資料そのものを読まず、自分の頭の中で保管した結果を読んでしまいます。

報告内容の決定

しっかりと資料の齟齬を取って統一したら報告内容を固めます。この段階で上司には作業の結果報告をしましょう。というのも、この先報告書を作成するわけですが、報告書の体裁などを整えるのは結構時間のかかる作業です。

内容や表現についてしっかり上司とすり合わせていないと、体裁を整える労力が無駄になります。しっかりこの内容で作りこんでいいか確認してください。

報告書の作成

いよいよ報告書の作成です。色使いや文字のずれ、誤字等、気を付けることは多々ありますが、それはまた今度。自分の行った成果を一つの報告書に取りまとめます。これで一つの業務の完了です!お疲れ様!

まとめ

いかがでしたでしょうか。鑑定士の方は、鑑定評価基準とほとんど同じだなと思われたかもしれません。(それに沿って書いているわけですが)

しかし、この手順は鑑定業界以外にも通じる、仕事の典型的パターンです。

是非参考にしていただき、ストレスのない社会人ライフを送っていただければ幸いです。

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